To do list : vices et vertus

To do list, or not to do list ?

 

La rentrée de septembre a toujours comme un air de 1er janvier, question bonnes résolutions j’entends…

Outre le sport à reprendre, les apéros à diminuer et la cigarette à arrêter, le sujet du temps pour soi, donc de l’organisation, est souvent au coeur des promesses que l’on se fait à soi-même.

Et qui dit organisation, dit, tadaaa…. TO DO LIST !

 

LA to do list. L’unique et la fameuse. Celle sans laquelle on ne peut rien réaliser, sans laquelle une journée de travail que l’on soit salariée, entrepreneure ou mère (très occupée) au foyer ne serait pas parfaitement planifiée et efficace.

Que celle qui n’a jamais acheté un joli cahier pour y coucher la longue liste des choses à faire (ou de ses envies, mais ça c’est autre histoire…) me jette la première… boulette de papier !

Evidemment, je parle en connaissance de cause : j’ai pratiqué la chose. Et nous sommes nombreuses au club : dans quasiment toutes mes conversations autour des cahiers on me parle des to do list.

 

Moi, j’ai cessé. Enfin, disons que j’ai changé mon approche du sujet.

 

Au cas où, pour celles qui aurait un doute sur le sujet, la to do list consiste à lister des tâches ou actions à réaliser, et une fois que celles-ci sont faites, à cocher le petit carré du début de ligne, voire même, dans un geste de contentement sublime, de rayer la ligne entière, cette étape donnant le sentiment gratifiant du devoir accompli.

Au début, la to do list, c’est comme une histoire d’amour qui démarre : on ne lui trouve que des qualités, tout est formidable et l’on se dit que c’est pour la vie entière.

 

To do list : c’est vrai, des vertus, elle en a.

Elle rassure comme un doudou, elle soutient comme une béquille.

Elle permet de se libérer l’esprit d’un tas de choses que nous ne pouvons pas faire à l’instant T mais que nous ne voulons pas oublier.

Elle nous offre la possibilité d’avoir un plan, de savoir ce que nous avons à faire, et ainsi, raffinement ultime, ne nous laisse jamais désoeuvrée (ne rien faire c’est mal, non ????)

Elle nous aide à mesurer tout ce que nous avons fait en une heure, une journée, une semaine, un mois….

Bref, tel un compagnon fidèle, elle ne nous laisse jamais tomber.

D’après les scientifiques les ressorts psychologiques associés à cette pratique s’expliquent aisément : dans une de leurs études les professeurs Baumeister et Masicampo de Wake Forest University (Floride, USA) montrent que nous sommes bien plus préoccupés par les tâches que nous devons faire quand elles ne sont pas inscrites noir sur blanc quelque part. Ils démontrent aussi que le simple fait d’écrire l’objet de nos préoccupations à l’avance peut nous libérer d’une part d’anxiété et nous faire gagner en efficacité.

C’est aussi ce que préconise David Allen, gourou de l’efficacité et du développement  personnel au travers de sa célèbre méthode GTD (Getting Things Done). Pour être efficace, il est nécessaire d’avoir « l’esprit calme comme l’eau d’un lac » ( je cite) et la première étape vers cette félicité est de confier vos tâches au papier.

OK, donc, les vertus de la to-do-list sont scientifiquement et populairement admises.

 

To do list : le côté obscur !

Cependant, au fil du temps, j’ai aussi côtoyé le côté obscur de la TDL, et touché du doigt ses vices et limites.

Ainsi, la liste, telle une créature échappant à tout contrôle, ne cesse de s’allonger. À tel point qu’elle devient une source de stress supplémentaire, rappelant à chaque instant mon incapacité à faire ce qui doit être fait.

La fièvre monte, et pas celle de la passion, quand se côtoient des choses aussi peu précises que (véridiques, issues d’une de mes TDL)

• Appeler D.
• Strat com 2016
• Photos UN
• EI AB
• Déj lolo

Je pouvais enchainer 30, 40 voire 50 lignes de ce type de tâches. J’arrivais ainsi au stade où :

• je n’arrivais plus à distinguer les activités importantes.
• je conservais des lignes tout en sachant que je ne réaliserai jamais les actions mais sans me résoudre à les éliminer purement et simplement. Je me sentais encore plus nulle et inefficace.
• Je faisais mon marché dans ma propre TDL : je repoussai les sujets les plus complexes ou moins en phase avec mon envie du moment pour me consacrer à des tâches courtes me donnant ainsi l’illusion d’avancer alors que je ne faisais que repousser le reste. Quel terreau fertile pour ma tendance naturelle à la procrastination !
• Je passais du temps à lire et relire ma TDL pour savoir ce que j’allais faire après.
• Je n’avais aucune marge de manoeuvre pour absorber les imprévus.

 

 

Tout cela devenait déraisonnable, ne m’apportait plus aucun des leviers d’organisation que j’en attendais et parfois m’empêchait de dormir. Il était donc temps de changer de tactique. Et c’est alors qu’à la faveur d’une formation et de diverses lectures, j’ai décidé d’adopter de nouveaux principes.

 

D’abord de façon globale, je réfléchis différemment au travail qui m’attend :

– J’ai décidé de troquer les « je dois », les « il faut » par des « j’ai envie ». Oui quand JE DOIS faire mes notes de frais, vous vous doutez bien que je n’en meure pas d’envie. En revanche, j’AI ENVIE d’être remboursée rapidement…

Quand IL FAUT que je renouvelle mon passeport, je ne me réjouis pas à l’idée de cette formalité administrative. En revanche, je souhaite vraiment faire ce beau voyage à l’étranger. Bref, vous avez compris le principe !

 

– J’élimine le superflu : heuuu, c’est quoi le superflu ? C’est tout ce qui peut être fait par quelqu’un d’autre que moi par exemple. Cela implique d’admettre que ma façon de faire n’est pas unique. Cela marche aussi bien dans le contexte pro que perso. Essayez et vous constaterez rapidement que cela allège considérablement vos tâches.

• Je priorise, c’est-à-dire que je ne mets plus sur le même plan la stratégie 2016 et le déj lolo
• J’estime la durée des tâches pour ne pas m’en coller pour 12h alors que ma journée de travail n’en comprendra que 8. Et si un sujet peut être traité en moins de 5 min, je le fais immédiatement au lieu de l’inscrire dans une TDL.

 

 

Surtout j’ai délaissé la TDL au profit de la matrice dite d’Eisenhower, inventée, oui, oui par le Président des Etats-Unis en son temps et popularisée par Stephen Covey, auteur du best-seller “les sept habitudes pour les gens efficaces”. Son principe est plutôt simple car elle se construit sur la base de deux axes: l’un concerne le degré d’urgence de la tâche, l’autre son degré d’importance.

 

Ces deux axes dessinent 4 quadrants qui me permettent de qualifier ces tâches, et d’agir en conséquence.

• Q1 : Pas urgent mais important => ce sont les tâches stratégiques, à planifier, celles qui fondent l’essence même de notre mission ou de notre job. Comme m’a glissé un formateur : « ce pourquoi tu es vraiment payée ». L’idéal est de se laisser du temps pour éviter que ces tâches en Q1 ne passent en Q2 !
• Q2 : urgent et important => ce sont les tâches prioritaires mais qui bien souvent nous arrivent sous forme d’imprévus. Tel un dossier TTU (très très urgent, de la plus haute importance et confié à la dernière minute par mon boss) ou parce que j’ai procrastiné sur le Q1 et donc cela devient urgent 😉
• Q3: ni urgent ni important => tâches à supprimer ou à abandonner : chez moi cette case est désormais vide !
• Q3: Urgent mais pas important => généralement les tâches qui se prêtent à la délégation (à votre collaborateur, votre mari, votre enfant, votre belle-mère…)

 

Finalement s’il y a bien une chose à retenir, c’est que, comme en amour, il n’y pas de règles en la matière.

 

Ainsi, je ne prétends pas détenir la vérité sur sujet : je partage mon expérience, mes réflexions et sachez que je suis loin d’être exemplaire. D’autant que je ne suis pas une control freak qui a besoin de maîtriser en temps réel tous les paramètres de sa vie : imprévus et laisser-aller ont leur place dans mon quotidien !

Mais quand même je dois reconnaître qu’en adoptant ce mode de fonctionnement, notamment dans ma vie professionnelle, j’ai réellement amélioré mon efficacité et j’ai diminué mon niveau de stress. Mais, c’est également parce que dans le même temps je pratique des exercices d’écriture qui me permettent de travailler mon état d’esprit. Et puis, j’ai aussi appris à dire non, c’est une bonne manière de contrôler la longueur de ma to do list !

 

Je ne résiste pas au plaisir de laisser les derniers mots de cet article à Pierre Dac.

 

Ce n’est pas en tournant le dos aux choses qu’on leur fait face.

 

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