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Trois méthodes pour une prise de notes efficace au travail

Trop chargées, trop dispersées, peu visuelles, mal organisées … Prendre des notes peut vite devenir un fardeau, alors que leur rôle premier est de vous aider à vous organiser et à y voir plus clair. Lors de vos journées de travail, vous êtes régulièrement sollicité pour garder une trace des nombreuses informations que vous recevez : assister à une réunion, recevoir des consignes de travail, prendre un appel … Autant d’occasions de délaisser votre clavier, de dégainer stylo et cahier pour travailler à l’amélioration de votre prise de notes, sur le fond et/ou la forme.

 

Prise de notes efficace : le b.a.-ba

En effet, si l’ordinateur et son clavier brillent par la vitesse d’écriture qu’ils promettent par rapport à votre main et votre crayon, cet avantage peut vite se retourner contre vous. Plus vous en noterez, moins vous ferez le tri entre l’essentiel et le superflu. Autre inconvénient, l’ordinateur peut vite être une source de tentation si vous êtes au milieu d’une réunion qui ne vous passionne pas. Au risque de passer à côté d’une information importante !

 

Une prise de notes efficace et organisée au travail n’est pas chose aisée au vu du nombre d’informations que l’on doit traiter chaque jour. Cela relève même du casse-tête pour les personnes qui ont une tendance à accumuler les post-its et autres penses-bêtes par peur de perdre un bout d’information.

 

La première règle, quand il s’agit de prendre des notes, est de vous faire confiance. Il est nécessaire de bien écouter et comprendre votre interlocuteur avant de noter quoi que ce soit, et surtout de ne pas noter tout ce qu’il dit. Car si votre vitesse d’écriture est en moyenne de 22 mots par minute, vous pourrez difficilement atteindre le débit de parole moyen de 200 mots par minute. Et bonne nouvelle, vous n’en avez pas besoin, c’est même déconseillé. La prise de notes mot pour mot a pour inconvénient de ne pas se concentrer sur le sens des mots que vous entendez et de ne pas réussir à faire le tri pour garder uniquement les informations essentielles. En revanche, tant que vous êtes attentif à ce que la personne en face de vous raconte, vous ne pouvez pas vous tromper.

 

Une fois que vous avez en tête ce conseil, il faut savoir comment organiser vos notes. Quelle structure choisir ? Nous vous présentons ici trois méthodes de prise de notes efficaces et variées.

 

La méthode de Cornell : une prise de notes linéaire

 

Si vous préférez prendre des notes en conservant les informations dans l’ordre où vous les entendez, la méthode de Cornell peut se révéler d’une grande utilité. Souvent recommandée pour les étudiants, la méthode Cornell possède pourtant encore de nombreux avantages une fois que vous avez quitté les bancs de l’université.

Le principe est de diviser votre feuille ou page de notes en 4 sections comme ci-contre.

La partie A sert à noter le sujet, ainsi que la date, votre correspondant au téléphone, ou toute autre information qui vous permettra de vite retrouver cette note lorsque vous en aurez besoin.

La partie B est le coeur de votre prise de notes, parce qu’elle contient toutes les informations utiles que vous voulez conserver, c’est-à-dire tous les éléments pertinents que vous allez entendre.

La partie C se résume aux fameux 5 W : What ? Who ? Where ? Who ? Why ? Ces questions vont être une manière de vous repérer dans le flot d’informations notés dans la partie B.

Par exemple, si votre prise de notes doit vous aider à faire le compte-rendu d’une réunion lors de laquelle ont été abordés différents projets en cours, les questions peuvent être : Quel est le projet ? Qui est le client ? Quelles sont ses attentes ? Quand sont les échéances ? Quels sont les changements de stratégie ?

La partie D vous sert  à synthétiser et faire le tri dans les informations de votre partie B et C. Si vous devez rendre un compte-rendu concis de la réunion à laquelle vous avez assisté, vous allez dans cette partie inscrire les informations essentielles auxquelles tous les collaborateurs devront avoir accès.

 

Cela demande cependant une appropriation du contenu qui est délivré. En effet, vous n’avez probablement pas de formation de sténodactylo et il vous sera difficile de noter tout ce qui sera dit avec les mots exacts cités. Et c’est tant mieux. Plus vous vous serez approprié les informations énoncées, plus vous serez à même de les expliquer clairement à quelqu’un d’autre ou tout simplement les comprendre lorsque vous vous relirez.

Voici trois conseils complémentaires pour vous approprier vos notes et gagner du temps :

  • N’ayez pas peur d’utiliser vos mots, vos notes sont personnelles et ne seront lues que par vous. Par exemple, si votre supérieur dit “Le client envisage de nous confier un nouveau projet, les chiffres du projet en cours étant plutôt bons”, vous pouvez juste en garder simplement “Chiffres ++, client veut nouveau projet avec ns”.
  • La phrase précédente présente aussi une autre astuce pour gagner en efficacité et en compréhension. Il s’agit de vous créer votre petit dictionnaire d’abréviations et autres symboles qui feront des tirades éloquentes et filandreuses de votre énoncé des condensés concis et précis d’information. Il est intéressant notamment de trouver des abréviations pour les mots que vous rencontrez régulièrement. Si vous travaillez dans le domaine du marketing, pourquoi ne pas lui associer l’abréviation “mktg” ?
  • Ne notez pas en détails les éléments que vous êtes capables de détailler directement par la suite. Si une procédure de formation a par exemple été expliquée pendant une réunion mais que vous possédez déjà un document qui la résume en détails, contentez vous de noter “Procédure formation (cf doc XXX)”.

 

Le mind mapping : la prise de notes efficace qui suit vos pensées

 

Lorsque vient le moment de choisir une méthode de prise de note efficace, vous devez vous poser les question suivantes : mon objectif est-il d’écrire un maximum de choses ou d’écrire seulement les informations importantes ? Quelle forme de prise de notes je veux utiliser ?

Si la méthode de Cornell que nous venons de présenter peut tout à fait être réalisée sur votre écran, celui-ci est beaucoup moins adapté pour la forme schématique et ramifiée d’une structure comme celle d’une Mind Map. Et pour cause, le Mind Mapping a pour principe de suivre le fonctionnement de votre cerveau et le cheminement de votre pensée.

 

Il consiste à développer un sujet ou un thème à l’aide d’une ramification d’idées. Elle combine mots, expressions, et illustrations pour donner à la prise de notes un aspect visuel grâce à l’association d’idées. Le premier niveau d’embranchement contient des idées que l’on va associer en premier au thème principal, et chaque idée se développera en information secondaire. Par exemple, si votre réunion aborde un projet en cours, le thème principal peut être le nom de ce projet, auquel on accrochera l’embranchement “Fournisseurs à contacter”, qui lui-même contiendra plusieurs embranchement avec des noms de fournisseurs.

 

Nous vous proposons en exemple ci-dessous une map de présentation de notre jolie marque de papeterie personnalisée. 

Le sketchnoting : champion de la prise de notes visuelle

 

Pour pousser encore plus loin la bonne visualisation et l’appropriation de vos notes, privilégiez les schémas aux phrases, et les croquis aux mots. C’est le pari fait par les adeptes du sketchnoting, de l’anglais “sketch” (croquis) et “note”. Cette méthode a pour avantage d’enclencher votre mémoire visuelle beaucoup plus facilement et de pousser l’appropriation du contenu au maximum.

Le sketchnoting consiste tout simplement à ne prendre des notes que par le dessin ou les éléments visuels (par exemple mettre un mot en gras et l’encadrer pour montrer que c’est une idée importante), et surtout en y mettant de la couleur.

Pas d’inquiétude pour les plus réticents aux dessins et autres croquis, l’objectif n’est pas de devenir la nouvelle Frida Kahlo ou le nouveau Claude Monet. Au contraire, les sketchnotes devant rester rapides à réaliser, lisibles et ne pas se perdre dans des détails, il vaut mieux privilégier la lisibilité d’un rapide croquis à la complexité de l’art. Si savoir prendre des notes linéaires ne demande pas d’être Victor Hugo, de même, des sketchnotes efficaces ne requièrent pas un passage par l’Ecole du Louvre. Alors, saisissez-vous de votre crayon, stylo, ou feutre, et allez-y pas à pas.

Pour vous approprier cette méthode de note efficace, nous vous conseillons de vous entraîner en premier lieu avec des éléments de base (carrés, ronds, flèches, cadres, bulles, etc). Puis vous pouvez vous lancer sur des dessins plus complexes (personnages, expressions, éléments en 3D).

 

Une fois choisie votre méthode favorite, il ne vous reste plus qu’à vous lancer et à vous entraîner, au travail mais pourquoi pas aussi pour votre vie personnelle.

 

Dans tous les cas, n’oubliez pas non plus de reprendre vos notes rapidement une fois la réunion terminée ou le téléphone raccroché. Nous vous conseillons de vous en occuper moins de 24h après, afin que tout soit encore frais dans votre mémoire et que vous puissiez les corriger ou compléter si besoin.

 

Nous espérons que parmi celles que nous vous avons présentées, vous trouverez VOTRE méthode de prise de notes efficace !